아웃룩 백업 자동보관 완벽정리

회사에서 사용하는 아웃룩 주어진 용량은 제한적인데 이메일 용량은 쌓여가고, 그렇다고 삭제하자니 불안해서 따로 시간을 들여 백업 파일을 만드시는 것을 알고 있습니다. 아웃룩 백업을 손쉽고 내가 원하는 스타일대로 백업하기 위해서는 자동보관이라는 기능을 이용하면 되는데요.

 

자동보관 기능과 아웃룩백업 파일을 방법을 배우신다면, 여러분들도 아웃룩 용량관리 전문가가 될 수 있으며, 많은 시간을 아낄 수 있습니다.

 

 

아래의 2가지 방법을 통해서 아웃룩(Outlook2010 버젼 이상 전부 동일) 백업을 통해 용량 고민과 관리에 시간을 줄 일 수 있습니다.

 

1. 아카이브(백업) 파일 만들기
2. 자동보관 설정하기

(질문이 있으신 경우 댓글 남겨주시면 신속하게 답변드리겠습니다.)

 

1. 아카이브(백업) 파일 만들기

 

아웃룩 백업을 위해서는 서버와 통신하는 파일이 아닌 내 PC에 저장할 공간을 마련해줘야 합니다.

백업 파일을 만드는 방법은 간단합니다. 아래의 화면을 보면서 하나하나 따라오신다면, 쉽게 만들 수 있습니다.

 

우선 아웃룩에서 왼쪽 상단에 [파일] 을 누르면 아래와 같은 화면이 나타납니다.

 

 

그 다음에는 [계정설정] - [계정설정] 을 순서대로 누르면 다시 아래와 같은 창이 나타납니다.

 

 

 

위와 같은 창이 나타나면 [데이터 파일] 탭으로 이동합니다. 이동한 뒤 새로 만들기 버튼을 누르면 아래와 같이 저장할 공간을 지정하라고 나타납니다. 이 때 파일을 저장할 위치와 파일명을 설정할 수 있는데 이 때 파일 이름은 자신이 구분할 수 있도록 이메일 유효기간이나 백업을 만든 일자 등 식별할 수 있도록 아웃룩 백업 파일을 만드는 것이 나중에 관리하기에도 효율적입니다.

 

 

2.  자동보관(자동백업) 설정하기

 

아웃륵 백업 중 가장 효율적인 기능인 자동보관입니다. 생소하기 때문에 많은 분들이 잘 모르고 있는 기능이기도 해요.

들어가려면 [파일] - [옵션] 으로 들어갑니다.

 

 

옵션에서 [고급] 탭으로 이동하면 [자동 보관 설정(A)] 가 보입니다. 버튼을 눌러주시면 아래의 창이 나타납니다.

 

 

 

이제부터 하나하나 집중해서 보셔야 합니다.

 

"시작할 때(R) X 일마다 자동 보관"

자동보관의 수행 주기를 의미합니다.

예를 들어 위와 같이 1일로 할 경우 매일매일 자동보관 기능이 실행되며, 

2일이나 3일로 할 경우 지정한 일 마다 자동보관 기능이 실행됩니다.  (실질적인 보관작업)

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"자동 보관 실행 전 실행 여부 묻기"
는 해당 작업을 수행하기 전 사용자에게 물어보는 기능입니다.
활성화 할 경우, 실행 전 팝업 창이 뜨면서,  해당작업 수행여부를 묻습니다.

​
"만료된 항목 삭제"
지정된 메일 박스에서 자동보관 수행 시 유효기간이 지난 항목을 삭제할지를 묻는 항목입니다.
만료기간은 메일을 보내는 사람에 따라 결정되는데 최소 1일에서 최대 99일까지 설정 가능합니다. 

​
"오래된 항목 또는 보관"
위 항목에 꼭 체크를 해야지 기존 이메일 지정한 파일에 저장이 됩니다. 만약 이 항목을 체크 안 하고 삭제에만 체크한다면, 오래된 항목이 지워지기만 할 것 입니다.

 

"다음 기난이 지난 항목 지우기"

기간이 얼마나 오래된 메일을 대상으로 자동보관이나 삭제를 할 것인지 묻는겁니다. 일 주 개월로 설정 가능하며 각자 본인이 받은 이메일 공간과 받는 양에 따라 다릅니다.

​
"그리고 꼭 이 설정을 모든 폴더에 적용(L)" 을 눌러주셔야지만, 모든 폴더에 적용되어 정상적으로 자동보관 기능이 작동해서 아웃룩 백업을 할 수 있습니다.

 

 

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